Auditorías y revisiones periódicas: su camino hacia el éxito del cumplimiento
Episodio 14: Auditorías y revisiones periódicas: su camino hacia el éxito del cumplimiento
¡Hola, dueño de tienda! Mike Hernández regresa con otro episodio de "Smoke Break". Hoy, nos sumergiremos en algo que puede sonar aburrido, pero que es absolutamente crucial: auditar y revisar sus esfuerzos de cumplimiento. Piense en ello como si le hiciera a su tienda un chequeo sanitario regular.
Hace poco trabajé con Patricia, propietaria de una tienda, que pensaba que todo en su establecimiento funcionaba a la perfección. Luego, realizó su primera auditoría real y descubrió que su personal había estado tomando las temperaturas sin comprobarlas realmente. Fue una llamada de atención que la salvó de problemas de seguridad alimentaria potencialmente graves.
Empecemos por explicar por qué son importantes las auditorías. No se trata solo de detectar problemas, sino de prevenirlos. Recuerdo a un comerciante de Michigan que empezó a realizar miniauditorías semanales. Encontraba y solucionaba pequeños problemas antes de que se convirtieran en grandes problemas. Su compañía de seguros quedó tan impresionada con su enfoque proactivo que le redujeron las primas.
Esto es algo que muchos dueños de tiendas pasan por alto: el poder de las auditorías sin previo aviso. David, un dueño de tienda con el que trabajé, notó que su cumplimiento siempre era perfecto durante las revisiones programadas, pero fallaba en otras ocasiones. Comenzó a realizar controles aleatorios en diferentes momentos y días. De repente, su equipo comenzó a mantener altos estándares todo el tiempo, no solo cuando esperaban una inspección.
Las revisiones de la documentación son cruciales. Un dueño de tienda que conozco estuvo a punto de tener un problema con un inspector de sanidad porque, si bien su tienda estaba limpia y bien administrada, su papeleo era un desastre. No podía demostrar que su equipo estaba siguiendo los procedimientos, aunque lo estaban haciendo. Ahora revisa la documentación semanalmente, asegurándose de que todo esté debidamente completado y archivado.
Hablemos de la participación de los empleados en las auditorías. Vi un enfoque brillante por parte de Sarah, que rotaba las responsabilidades de auditoría entre su personal superior. No solo le proporcionó diferentes perspectivas, sino que también ayudó a su equipo a comprender mejor los requisitos de cumplimiento. Se involucraron más en mantener los estándares porque habían estado en ambos lados del proceso de auditoría.
Recuerde que las auditorías no solo sirven para encontrar lo que está mal, sino también para identificar lo que funciona bien. Trabajé con el dueño de una tienda que utilizaba los resultados de las auditorías para reconocer y recompensar a los empleados que mantenían constantemente altos estándares de cumplimiento. Esto convirtió lo que podría haber sido un proceso negativo en uno positivo.
La tecnología puede ser tu amiga en las auditorías. El dueño de una tienda cambió las listas de verificación en papel por un sistema de auditoría digital en su tableta. No solo aceleró el proceso, sino que también lo ayudó a detectar patrones que nunca había notado antes, como ciertos turnos que constantemente omitían tareas de limpieza.
Aquí hay algo vital: planes de acción después de las auditorías. No basta con encontrar problemas; se necesita un sistema para solucionarlos. Recuerdo a una dueña de una tienda que creó lo que llamó su "regla de las 48 horas": cualquier problema detectado durante una auditoría debía abordarse en un plazo de 48 horas, sin excepciones.
Hablemos del análisis de tendencias. Frank, el dueño de una tienda con la que trabajé, comenzó a llevar una hoja de cálculo con los resultados de sus auditorías. Después de seis meses, notó que los problemas de cumplimiento se disparaban durante ciertos turnos o temporadas. Esta información lo ayudó a ajustar su personal y su capacitación para prevenir problemas antes de que ocurrieran.
Las auditorías externas también son importantes. Considere contratar un servicio de comprador misterioso de vez en cuando, especialmente para verificar el cumplimiento de las normas de edad. El dueño de una tienda descubrió que su empleado de mayor confianza estaba siendo descuidado con los controles de identidad, pero solo durante los períodos de mayor actividad. Fue una valiosa llamada de atención.
Esto es algo que a menudo se pasa por alto: compartir los resultados de la auditoría con el equipo. La dueña de una tienda con la que trabajé celebraba reuniones mensuales para analizar los resultados de la auditoría. En lugar de convertirlo en una cuestión de culpar a los demás, lo convirtió en una sesión de resolución de problemas. Su equipo empezó a pensar en soluciones en las que ella ni siquiera había pensado.
He aquí una pregunta para comprobar su comprensión: ¿por qué es importante realizar auditorías programadas y no anunciadas, y cómo puede utilizar los resultados de estas auditorías para mejorar el programa de cumplimiento general de su tienda? Piense en ello y analizaremos la respuesta en nuestro próximo episodio.
Su tarea para esta semana: Cree una lista de verificación de auditoría simple que cubra las principales áreas de cumplimiento: seguridad alimentaria, verificación de la edad, limpieza y seguridad. Úsela para realizar una auditoría de la tienda en diferentes momentos durante la próxima semana. Compare los resultados y busque patrones.
¡Eso es todo por hoy, dueño de tienda! Recuerde, las auditorías periódicas no tienen como objetivo engañar a su equipo, sino asegurarse de que su tienda se mantenga segura, cumpla con las normas y sea exitosa.
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Gracias por acompañarme en este Smoke Break. Soy Mike Hernández y ¡nos vemos en el próximo episodio!
